So können Mitarbeiter auf Reisen produktiv sein

Reise

Sechs Expertentipps für Geschäftsreisen

80 Prozent der Geschäftsführer, Führungs- und Fachkräfte in Deutschland finden es wichtig, auf Geschäftsreisen produktiv zu sein. Dies ergab die Studie „Business Travel 2013“ des Deutschen ReiseVerbandes (DRV). Doch gelingt es

den Unternehmen nicht immer, die nötigen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Der Ausschuss Business Travel des DRV gibt sechs Tipps, worauf Unternehmen achten sollten, um Mitarbeitern auf Reisen ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen: 

1.         Das richtige Verkehrsmittel wählen
Vor der Reise ist beispielsweise zu klären, wie viele Mitarbeiter reisen und ob sie sich vielleicht unterwegs noch gemeinsam auf den Geschäftstermin vorbereiten müssen. Falls ja, ist unter Umständen eine Bahnfahrt geeigneter als ein Flug – der ohnehin nicht immer die schnellere Alternative ist.

2.         Lange Wartezeiten vermeiden
Natürlich ist es möglich, am Flughafen oder im Café am Bahnhof zu arbeiten – doch wer wirklich produktiv sein will, braucht ein ruhigeres Umfeld, etwa das Hotelzimmer oder das Büro am Zielort. Bei der Buchung der Geschäftsreise sollten Unternehmen daher unnötig lange Fahrten und vor allem unnötig lange Wartezeiten beim Umsteigen vermeiden. 

3.         Eine Unterkunft mit guter Anbindung finden
Der Mitarbeiter ist am Flughafen angekommen, aber das Hotel ist noch eine Stunde entfernt. Oder er braucht ebenso lange für die Rückfahrt vom Termin beim Kunden. Solche Verzögerungen sind ärgerlich. Komplizierte Verbindungen mit dem öffentlichen Nahverkehr verursachen dem Mitarbeiter Stress und rauben wertvolle Zeit. Auch lange, teure Taxifahrten sind alles andere als effizient. Eine schnelle Erreichbarkeit der Unterkunft trägt dazu bei, dass der Reisende sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann. 

4.         Auf die passende Ausstattung achten
Zum produktiven Arbeiten auf Geschäftsreisen sind bestimmte Ausstattungsmerkmale von Hotels, etwa W-LAN auf den Zimmern, unerlässlich. Darüber hinaus gibt es spezielle Services für Geschäftsreisende, etwa Verpflegung auch nach später Rückkehr ins Hotel. Um den auf Reisen oft erhöhten Stress abzubauen und sich anschließend ausgeruht auf Geschäftstermine vorzubereiten, können wiederum Sport- und Wellnessangebote unterstützen. 

5.         Für eine gute Work-Life-Balance sorgen 
Längst nicht allen Geschäftsreisenden ist es erlaubt, berufliche Auswärtstermine mit privaten Aktivitäten zu verknüpfen. Dabei trägt dies ebenfalls dazu bei, den Reise- und Terminstress auszugleichen. Wenn Mitarbeiter einen gewissen Freiraum haben, um beispielsweise Freunde zu treffen oder eine Ausstellung zu besuchen, haben sie anschließend auch wieder den Kopf frei für die geschäftlichen Aufgaben.

6.         Den Reisenden gründlich informieren
Flüge oder Bahnfahrten können wegen Streiks oder Unwettern ausfallen. Wer in Krisenregionen reist, ist zusätzlichen Risiken ausgesetzt. Unternehmen brauchen deshalb Reisespezialisten, die Informationen über das Ziel und mögliche Beeinträchtigungen vorab zur Verfügung stellen. So können die Mitarbeiter sich auf die Vorbereitung ihrer Termine konzentrieren. Bei unvorhergesehenen Ereignissen sollte außerdem jemand zur Verfügung stehen, der den Reisenden beispielsweise über alternative Routen informiert.  
Eine Geschäftsreise, die die genannten Tipps berücksichtigt, trägt zum Unternehmenserfolg bei und steigert das Ansehen des Arbeitgebers. Dieser sollte das Thema Geschäftsreisen deshalb zur Chefsache machen. Für ein professionelles Reisemanagement empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro. Die Spezialisten kümmern sich nicht nur um Planung und Buchung, sie stehen auch während der Reise als Ansprechpartner zur Verfügung und unterstützen außerdem bei der Ausarbeitung von Reiserichtlinien für Unternehmen.

Text/Foto: DRV

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